Manual de

Qué es y qué pide la ley

En pocas palabras: la ley pide registrar la hora de entrada y salida de cada persona, guardarlo cuatro años y tenerlo a disposición de quien lo pida. apunta la hora de entrada y de salida de cada persona desde el primer día.

La ley pide que toda empresa registre, de cada persona que trabaja, la hora de entrada y la hora de salida cada día. Ese registro hay que guardarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la propia persona, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo si lo piden.

apunta la hora de entrada y de salida de cada persona desde el primer día: cada fichaje queda guardado con la hora del servidor (no la del teléfono), y puedes consultarlo y sacarlo cuando quieras (hace falta conexión a internet para fichar y para consultarlo).

El programa no deja cambiar ni borrar un fichaje: si hay un error, añades una corrección con su motivo, el apunte original se queda y la persona lo ve.

Todo el programa usa la hora de España peninsular, se mire desde donde se mire: el panel, el móvil, los papeles y los ficheros que sacas.

Este manual está pensado para leerse por partes: cada apartado se explica por sí solo, y puedes volver a él cuando lo necesites. Si quien lo lee es alguien de tu personal, mándale la guía para el personal: es más corta y pensada para el móvil.

Instalar

En pocas palabras: abres el enlace de alta una vez, entras con tu cuenta, y al final tienes tu panel listo.

1. Abre el enlace de alta que te hayan dado. Se hace una sola vez.
2. Entra con tu cuenta: el asistente prepara tu registro horario en tu propia cuenta.
3. Al terminar, te da el enlace de tu panel. Guárdalo.

Quién puede administrar

En el panel, en «Quién puede administrar», puedes añadir a otra persona con su cuenta y también quitarla. Antes de quitar a alguien se te pide confirmación.

Desde el panel, a quien instaló el registro (el titular) no se le puede quitar; sólo desde el asistente, al acabar de instalar o de poner al día. Así siempre queda alguien que puede entrar. Si tu instalación no tiene apuntado quién la hizo, todavía no se puede quitar a ningún administrador: ponla al día y ya podrás.

Para no perder nunca el acceso

Tu registro vive dentro de tu propia cuenta, y tienes que poder enseñarlo durante cuatro años. Tres costumbres sencillas te protegen:

1. Dos administradores, con cuentas distintas. Añade a una segunda persona de confianza en «Quién puede administrar». Si una de las dos cuentas falla, la otra sigue entrando.
2. Tu cuenta, con recuperación. Pon en tu cuenta un teléfono y un correo de recuperación, para poder recuperarla si olvidas la contraseña.
3. Una copia cada mes. Usa «Sacar tus datos» (exportar) una vez al mes y guarda el fichero en un sitio tuyo.

Poner al día / renovar

En pocas palabras: el enlace de poner al día, la misma cuenta, y no se pierde nada de lo que ya tenías.

1. Usa el enlace de poner al día (no el de alta).
2. Entra con la misma cuenta con la que instalaste .
3. El asistente comprueba y actualiza lo que haga falta. No crea nada nuevo: tu registro, tu personal y tus fichajes siguen siendo los mismos.
4. Mientras tu licencia esté en vigor, no hace falta el código de licencia: deja en blanco el NIF y el código. Sólo se piden para renovar cada año, si la licencia ya ha vencido.

Renovar no hace falta dejarlo para el final. Desde un mes antes de la fecha en que vence tu licencia ya vale el código de la renovación siguiente; las fechas siguen contándose desde tu alta, así que no pierdes ni un día.

Al poner al día se conservan los administradores que añadiste desde el panel. No cambia ningún fichaje, ni los carteles, ni los enlaces, ni los PIN de tu personal.

Si tu licencia tiene plazas y alguien de tu personal no tiene plaza, al poner al día deja de poder fichar hasta que le des una: mira Personal.

Si dos personas tenían la misma plaza, al poner al día la plaza queda a nombre de una sola: la que no tiene fecha de baja y, si las dos están igual, la de alta más antigua. La otra deja de poder entrar a fichar y de pedir vacaciones (si estaba dentro y su último fichaje es de hace menos de 16 horas, sólo puede fichar su salida, una vez y con el móvil; si ficha en el quiosco, añádele tú la salida con una corrección) hasta que le des otra plaza o la baja. Abre tu panel justo después: te sale en rojo.

Centros de trabajo y el cartel con código

En pocas palabras: cada centro tiene un cartel con código; se apunta con la cámara antes de fichar.

Cada centro de trabajo tiene su propio cartel con un código. Antes de fichar, cada persona apunta con la cámara de su móvil a ese cartel: así el fichaje queda hecho «con el cartel» de ese centro.

En tu panel, en cada centro de trabajo, pulsa Cartel con QR y luego Imprimir el cartel, y pégalo donde se ficha. Si haces otro, el de la pared deja de valer y tendrás que cambiarlo.

En «Tu empresa», «La hora de tu empresa» decide con qué hora se muestran y se reparten los fichajes por días en el panel, en la pantalla de fichar y en el quiosco: Península y Baleares (hora de Madrid) o Canarias (una hora menos). Si tus centros están en Canarias, elige Canarias. Se usa una sola hora para toda la empresa.

En «Tu empresa», «El cartel del centro de trabajo, al fichar» decide qué ve quien ficha sin apuntar al cartel: con Obligatorio le sale marcado en rojo; con Opcional no se le llama la atención y el apunte queda sin el centro de trabajo. En ninguno de los dos casos se le impide fichar.

Personal sin centro fijo

En pocas palabras: para quien va de un sitio a otro; ficha con su móvil, con el cartel de cualquier centro o sin cartel.

Es para el personal que no tiene un centro de trabajo fijo: por ejemplo, pintores que van de una casa a otra, quien limpia varias escaleras o quien supervisa todos tus centros. No es lo mismo que «a distancia», que es para el teletrabajo.

Cómo se marca en el panel

1. En la lista del personal, pulsa Cambiar en su tarjeta (o Dar de alta a una persona si es nueva).
2. En «Modalidad», elige «sin centro fijo» y pulsa Guardar.
3. Pulsa Su enlace para fichar y mándaselo. Si más adelante le cambias la modalidad, mándale otra vez su enlace.

Cómo ficha

Con su móvil y su enlace de fichar, como el resto del personal. No se le pide el cartel. En su pantalla lee: «No tienes un centro de trabajo fijo: si estás en un centro con cartel, apunta a él antes de fichar; si no, ficha igual.»

• Si apunta al cartel de cualquiera de tus centros, su fichaje queda hecho con el cartel de ese centro.
• Si no apunta a ninguno, su fichaje queda como «sin centro fijo», sin ningún aviso en rojo.
• También puede fichar en un quiosco, como cualquier persona de tu empresa.

En tu panel, en sus fichajes, esos apuntes salen como «sin centro fijo, sin cartel», no como «sin verificar». En el cierre de mes sale «sin centro fijo: el cartel es voluntario», y sus días no salen en «Días sin el cartel del centro»: no tienes que darlos por buenos.

Su calendario

Los festivos que pones para un centro valen para el personal de ese centro. A quien no tiene centro sólo le cuentan los de toda la empresa, salvo que elijas de qué centro son los suyos. En su ficha:

1. En «Centro» (o «¿En cuál de tus centros de trabajo ficha?», si tienes dos), elige «(sin centro)».
2. En «Si no tiene centro: festivos y calendario de», elige el centro cuyos festivos le tocan. Si lo dejas en «(sólo los de toda la empresa)», sólo le cuentan esos.
3. Pulsa Guardar.

Si en «Centro» le dejas un centro, le cuentan los festivos de ese centro. Si sólo tienes un centro de trabajo, estas dos casillas no salen. El calendario va en la licencia completa: lo tienes en Calendario.

El quiosco: fichar sin móvil

En pocas palabras: una tablet fija en un centro de trabajo; cada persona teclea su número y su PIN.

Sirve para quien no tiene móvil, no quiere usarlo o se lo ha dejado en casa. Puede fichar en él cualquier persona de tu empresa, también quien ficha con su móvil, y el fichaje queda hecho «en el quiosco» de ese centro. En la tablet sólo se ficha y, la primera vez, se pone el PIN (mira Poner el PIN en el quiosco): nada de vacaciones ni de firmas. En ella se ficha sólo con el PIN: nunca con huella ni con reconocimiento facial.

El quiosco va en las dos licencias, la básica y la completa.

Preparar la tablet

1. En tu panel, en el centro de trabajo, pulsa Quiosco y luego Convertir un aparato en quiosco.
2. Abre en la tablet el enlace que sale, o apunta con su cámara al código. Vale una sola vez y caduca en un día: el panel te dice el día y la hora. No lo mandes a nadie más: quien lo abra antes convierte su aparato en quiosco de ese centro.
3. En la tablet, pulsa Activar el quiosco. Listo: esa tablet queda atada a ese centro de trabajo.
4. Dile a cada persona su número (mira «Los números», más abajo).

Después, deja la tablet para que sólo sirva para fichar: mira Preparar la tablet para que sólo sirva para fichar.

Cómo se ficha en la tablet

1. La persona teclea su número y pulsa Seguir.
2. Teclea su PIN, el mismo de siempre, y pulsa Seguir.
3. Salen sólo los botones que le tocan: Entrada, Salida, Empiezo pausa o Vuelvo de la pausa. Al pulsarlo se guarda el fichaje y se comprueba su PIN.
4. Durante 5 segundos sale su nombre y la hora. Después la pantalla vuelve a empezar sola.

En tu panel, esos fichajes salen como «fichado en el quiosco de» ese centro. No salen en «Días sin el cartel del centro»: no tienes que darlos por buenos.

Poner el PIN en el quiosco (sin móvil)

Quien no tiene móvil pone su PIN la primera vez en la tablet, con un código de su invitación.

1. En tu panel, pulsa Invitación para su PIN. En esa pantalla sale una caja «Si no tiene móvil» con un código de 12 cifras (en grupos de 4), su número del quiosco y el día que caduca. Vale una sola vez y caduca a los 7 días.
2. Dale tú el código y su número.
3. En la tablet, la persona teclea su número y pulsa Es mi primera vez: poner mi PIN.
4. Teclea el código de 12 cifras y pulsa Seguir.
5. En «Pon tu PIN nuevo», teclea un PIN de seis cifras y pulsa Seguir. En «Repítelo», lo vuelve a teclear y pulsa Seguir.
6. Sale «Listo, …: ya tienes tu PIN.» Ya puede fichar.

• Un código malo cuenta como un fallo: a los 5 fallos seguidos, su número queda bloqueado 5 minutos en esa tablet. La tablet dice «Ese código no vale: puede estar mal tecleado, caducado o ya usado. Pide otro a tu empresa.» y cuántos intentos le quedan.
• Si aún no tiene número para el quiosco, la caja «Si no tiene móvil» te lo explica: se le da en cuanto el panel pone al día la lista del quiosco (al entrar en el panel, al guardar su ficha o al abrir «Quiosco» en un centro). Entonces sale en «Números para fichar en el quiosco».
• Quien tiene la fecha de alta más adelante no puede ponerlo en el quiosco hasta el día de su alta.
• Si esa persona ya tenía un móvil atado, ese móvil deja de fichar: para volver a usarlo, mándale una Invitación para su PIN nueva y que la abra en ese móvil. El PIN viejo deja de valer.
• Ningún móvil puede atarse a esa persona sólo con su PIN: para fichar con un móvil, hace falta abrir en él una invitación.
• En la tablet no se guardan ni el código ni el PIN; sólo la cuenta de intentos fallidos de ese número.

Los números

El número de cada persona es el de su plaza: tres cifras, y vale teclearlo sin los ceros de delante («7» vale por 007). Si tu licencia no tiene plazas, cada persona recibe el primer número libre. Si las tiene, el número es el de su plaza: quien se ha quedado sin plaza no tiene número y no puede fichar en el quiosco hasta que le des una. Sólo por encima de 999 hay números de cuatro cifras.

Es el mismo número en todos los quioscos de tu empresa: con su número y su PIN, cada persona puede fichar en el quiosco de cualquier centro de trabajo.

Si tu licencia no tiene plazas y alguna vez dos personas quedan con el mismo número (puede pasar si se trabaja con el panel abierto en dos ordenadores a la vez), el panel lo arregla solo al abrirse: le da a una de ellas un número nuevo y te avisa arriba, «Ha cambiado un número para fichar en el quiosco», para que se lo digas. Mientras tanto, en la tablet sale «Este número está repetido» y no cuenta como PIN fallido. Si lo que comparten dos personas es la plaza, mira Personal.

La lista está en tu panel, en la pantalla del quiosco, en «Números para fichar en el quiosco». Además, cuando mandas a alguien su invitación o su enlace para fichar, su número sale en esa misma pantalla y va en el texto que copias, junto al enlace. A quien no tenga móvil, díselo tú, junto con el código de su invitación (mira Poner el PIN en el quiosco). En la tablet no sale ninguna lista de nombres: sólo se ve el nombre de quien acaba de fichar.

Señales y aviso

La tablet da señales cada 5 minutos. En la pantalla del quiosco de tu panel, cada tablet sale como «✔ Funcionando» o «▲ No da señales», con su última señal. Si una deja de dar señales, tu panel te avisa arriba: «Un quiosco no da señales», con el botón Ver los quioscos. Mientras tanto, allí sólo se puede fichar con el móvil.

De fábrica avisa a los 15 minutos. Para cambiarlo, en «Aviso si deja de dar señales», pon los minutos (entre 5 y 1440, que es un día) y pulsa Guardar. Vale para todos los quioscos de tu empresa.

PIN fallidos

Retirar un quiosco

Si roban o cambias la tablet, en la pantalla del quiosco de tu panel pulsa Retirar y confirma. Deja de poder fichar en ese mismo momento. Hasta que la tablet se entera (como mucho, un día), en ella aún se puede poner un PIN con un código de invitación válido. Lo que ya se fichó en ella se queda. Para volver a usarla hará falta un enlace nuevo.

Bajas y licencia

En el quiosco pasa lo mismo que con el móvil: con fecha de baja, la persona puede fichar hasta el final de ese día, y si ese día empezó un turno, también su salida al día siguiente, hasta las 16:00. Después, ya no. Su número sigue siendo suyo mientras tanto, porque la plaza no se vuelve a dar hasta dos días después de su baja (y, como poco, 48 horas después de ponérsela); en la lista de números sale con «de baja desde el» y la fecha.

Si la licencia de tu registro no está al día, la tablet dice «Ahora no se puede fichar aquí» y nadie puede fichar en ella. Mira Poner al día / renovar.

Preparar la tablet para que sólo sirva para fichar

En pocas palabras: deja el quiosco fijo en pantalla con lo que ya trae la tablet, y ponla en un soporte con cierre, siempre enchufada.

Así nadie puede usar la tablet del quiosco para otra cosa. No hace falta comprar nada: la tablet ya trae lo necesario.

Android: «Fijar aplicación»

1. En los Ajustes de la tablet, activa «Fijar aplicación». Suele estar en Seguridad, pero el nombre y el sitio cambian según la marca.
2. Abre el quiosco en el navegador de la tablet y fíjalo.
3. Pon un código de desbloqueo en la tablet y, en «Fijar aplicación», activa que lo pida para soltarla (el nombre de la opción cambia según la marca). Que sólo lo sepa la empresa.

iPad: «Acceso guiado»

1. En Ajustes > Accesibilidad, activa «Acceso guiado».
2. Abre el quiosco y pulsa tres veces el botón superior (o el botón de inicio, si tu iPad lo tiene) para empezar. Puedes desactivar los botones de la tablet.
3. Para salir pide un código. Que sólo lo sepa la empresa.

Si quieres más

Hay navegadores de quiosco de pago, aparte, que bloquean la tablet del todo (en Android, por ejemplo, Fully Kiosk Browser). No hacen falta para empezar.

Lo físico

• Un soporte de pared con cierre.
• El cargador siempre enchufado.
• Una cuenta sólo para la tablet, sin tarjetas ni el correo de nadie.
• Quita o esconde las demás aplicaciones.

Lo que ya hace el programa

• El quiosco intenta mantener la pantalla encendida, pero depende del navegador y de la tablet: ajusta también en la tablet que la pantalla no se apague (en los ajustes de pantalla).
• La tablet no guarda ni enseña fichajes ni listas de nombres: sólo se ve el nombre de quien acaba de fichar.

Personal

En pocas palabras: das de alta a cada persona y le mandas dos enlaces —su invitación para el PIN y su enlace para fichar. Quien no tiene móvil pone su PIN en el quiosco.

Desde tu panel puedes dar de alta a cada persona que trabaja contigo. A cada una se le guarda su fecha de alta y, cuando deja de trabajar contigo, su fecha de baja. No se puede fichar antes del día de su alta. Con fecha de baja, puede fichar hasta el final de ese día, y si ese día empezó un turno, también su salida al día siguiente, hasta las 16:00. Después, ya no. Su historial se conserva.

Con fecha de baja ya no puede pedir vacaciones desde su móvil. Sí puede firmar el cierre de su último mes.

Si tu licencia tiene un número de plazas contratadas, verás cuántas están ocupadas y cuántas te quedan libres. Quien tiene fecha de baja sigue ocupando su plaza hasta dos días después de su baja, para que pueda cerrar su último turno; después, la plaza queda libre para dar de alta a otra persona.

Si luego le quitas la fecha de baja, el panel no te deja si su plaza ya la ocupa otra persona o si te pasarías de las plazas contratadas. Si vuelve y su plaza ya la tiene otra persona, dala de alta como persona nueva: su historial anterior se conserva aparte.

Puede haber personas sin plaza: las que diste de alta antes de que tu licencia tuviera plazas, o las que se quedaron fuera al renovar con menos plazas de las que tenías. Quien no tiene plaza no puede fichar ni pedir vacaciones hasta que vuelva a tener plaza, y su ficha no se puede cambiar. Su historial se conserva: lo puedes consultar y sacar como el de los demás. En el quiosco, su número deja de valer. Mientras no tiene plaza, en su ficha no salen los botones Invitación para su PIN ni Su enlace para fichar. Si estaba trabajando cuando se quedó sin plaza, su salida la añades tú con una corrección (mira Corregir). Al poner al día tu registro, quien no tiene plaza deja de poder fichar hasta que le des una.

Para que vuelva a fichar, pulsa Darle una plaza en su ficha. Sale cuando te queda alguna plaza libre; si te quedan varias, eliges cuál. Sigue siendo la misma persona: ficha con su móvil y su PIN de siempre y conserva todo su historial, sin mandarle nada nuevo. En el quiosco, su número pasa a ser el de su plaza: díselo. Si no te queda ninguna plaza libre, el botón no sale: antes tienes que dar de baja a otra persona (su plaza queda libre dos días después de su baja (y, como poco, 48 horas después de ponérsela)) o ampliar tu licencia con más plazas. Si hay una actualización pendiente, este botón sale apagado, y también Dar de baja y Dar plaza a todos: antes tienes que poner al día tu registro.

Si hay dos o más personas sin plaza y te quedan plazas libres, sale también el botón Dar plaza a todos: da una plaza libre a cada una, empezando por las que llevan más tiempo de alta, hasta que se acaben las libres. Antes te pregunta, y al terminar te dice cuántas quedan sin plaza.

A quien no tiene plaza también puedes darle de baja con el botón Dar de baja de su ficha: la fecha de baja puede ser, como mucho, de aquí a 30 días. Si ya tiene fecha de baja, desde ahí no se le puede cambiar.

Invitación para el PIN y enlace para fichar

Por cada persona, el panel te da dos enlaces para mandarle por donde habléis (mensaje, correo…):

1. Pulsa Invitación para su PIN para que ponga su PIN la primera vez. Tiene que abrirla en el móvil con el que va a fichar: ese móvil queda atado a esa persona al poner el PIN. Si no tiene móvil, lo pone en el quiosco con el código de la caja «Si no tiene móvil»: mira Poner el PIN en el quiosco.
2. Pulsa Su enlace para fichar para el enlace que usará cada día.
3. Cópialo y mándaselo tú. No hace falta que nos des su teléfono ni su correo.

En la ficha de cada persona, en «Invitaciones enviadas», ves cuándo se hizo cada invitación y quién la hizo.

El enlace para fichar es distinto para cada persona: no lo compartas entre dos personas ni lo publiques en ningún sitio.

Cambio de móvil

Cada móvil queda atado a su persona al poner el PIN desde la invitación. Si alguien cambia de móvil, borra los datos del navegador, cambia de navegador, puso el PIN en una ventana privada que ya cerró u olvida su PIN, mándale una Invitación para su PIN nueva, y que la abra en el móvil con el que va a fichar. Si no tiene móvil y olvida su PIN, lo vuelve a poner en el quiosco con el código de la invitación nueva.

Ver sus fichajes

En pocas palabras: por cada persona ves el mes por días o en tabla, y puedes corregir sin borrar nada.

Para cada persona puedes ver el mes de dos formas. Arriba eliges:

• Por días: el mes día a día, con lo que ha fichado y el total de horas. Desde aquí se corrige.
• En tabla: una fila por día, con la entrada, la salida, las horas y las notas (y lo previsto, si tiene horario). En las notas salen también las pausas, con ⏸. En la tabla no se corrige nada: pulsa un día y vas a ese día en la vista por días.

En el mes en curso ves primero los últimos 7 días; para verlos todos, pulsa Ver el mes entero. Si ya está de baja, ves los 7 días que acaban el día siguiente a su baja. El total de horas y los avisos de arriba son siempre del mes entero. Los meses pasados salen enteros. El botón Volver lo tienes arriba y abajo.

Cada día lleva un estado que te dice de un vistazo qué pasó:

• Antes de su fecha de alta: ese día no le tocaba trabajar contigo, así que no cuenta como falta.
• Después de su baja: ese día ya no trabajaba contigo, así que no cuenta como falta.
• No le tocaba trabajar: según sus días de trabajo o su horario, ese día no trabajaba.
• Sin fichajes: no hay ningún apunte ese día.
• No consta nada: le tocaba trabajar y no consta ningún fichaje ni ningún motivo que lo explique.

Turnos de noche: una jornada que pasa de medianoche cuenta entera el día de la entrada. Por ejemplo, de 22:00 a 06:00 son 8 horas del día en que entró. Si entre una entrada y la siguiente salida pasan más de 16 horas, no se emparejan y el panel te avisa.

Mientras la persona sigue dentro (ha fichado la entrada y aún no la salida), esa jornada todavía no suma horas: se cuentan cuando ficha la salida, ya descontadas sus pausas.

Corregir

Nada de lo que se corrige se borra: cada corrección queda anotada al lado de lo original, con quién la hizo y por qué.

• Anular un apunte que estaba mal.
• Añadir un apunte que faltó, poniendo tú la hora (con plazas, las entradas sólo del tiempo en que esa persona tenía la plaza: mira Personal); queda marcado como «añadido por la empresa» para que no se confunda con un fichaje real. Si fue ya pasada la medianoche, en un turno de noche, marca la casilla «Fue ya pasada la medianoche, al día siguiente (turno de noche)».
• Cambiar de centro de trabajo un fichaje que se hizo con el cartel equivocado.
• Dar por bueno un día sin el cartel, escribiendo qué pasó; ese texto sale luego en el papel del cierre.

Todas estas correcciones quedan visibles junto al fichaje original: lo anulado también sigue en el registro, y la persona lo ve. Si el mes ya está cerrado, el panel te pregunta antes de cambiar nada.

Cierre de mes

En pocas palabras: cerrar es opcional; congela el mes, saca el papel de cada persona y no se puede deshacer.

Cerrar el mes es opcional: la ley obliga a llevar el registro y conservarlo, no a cerrarlo. Un cierre congela el mes tal y como estaba ese día, saca el papel de cada persona y el de la empresa. No se borra ni se deshace: si aparece una corrección después, se hace otro cierre encima y quedan los dos, con su número de versión.

Acuse de la persona

En el papel de cada persona consta si contestó «de acuerdo» o «no de acuerdo» (en el papel, «CONFORME» o «NO CONFORME»), firmado con su PIN, o si no hay respuesta suya. El silencio no equivale a un sí.

En «Tu empresa», «El resumen mensual: qué se hace por defecto» decide qué recibe y qué ve cada persona de su resumen: si se le entrega cada mes con la nómina, si lo tiene entero en la aplicación, sólo el total, o nada hasta que lo pida. En la ficha de cada persona puedes ponerle otro distinto.

Sólo cuenta la firma de esa versión del cierre. Si firmó una versión anterior, se dice: «Firmó la versión 1 anterior; esta versión, sin respuesta». Quien tiene fecha de baja también puede firmar.

Exportar / «Sacar tus datos»

En «Sacar tus datos» puedes sacar tu registro a ficheros que se abren con Excel o con hojas de cálculo. Los fichajes salen tal cual, incluidos los apuntes anulados y los añadidos por la empresa, con su motivo y quién los puso.

Hay también la opción «Cierres, respuestas, vacaciones, bajas y correcciones», que saca aparte todo eso.

Si hay muchos datos que leer, el panel te lo ofrece por partes (por años, o por meses si un año solo es mucho), para no pasar del límite de lecturas al día que tiene el plan gratuito de tu cuenta. Si tu cuenta no tiene ese límite, puedes sacarlo entero.

Es también la forma más rápida de entregar tu registro completo si te lo pide Inspección de Trabajo, un representante del personal o la propia persona trabajadora.

Funciones ampliadas ★ Solo licencia completa

En pocas palabras: con lo de arriba ya tienes lo básico; esto es cómodo, pero no es obligatorio.

Con lo anterior ya tienes lo básico; lo de aquí abajo es cómodo pero no obligatorio, y no pasa nada si no lo usas. Ayuda a que el registro se explique solo: que un festivo no parezca una falta, que un fichaje raro salte a la vista, o que se avise si un horario no deja el descanso mínimo.

Calendario

Aquí pones los días que no se trabaja en toda la empresa: festivos, puentes, cierre por vacaciones. Los festivos de tu comunidad autónoma los traes con el botón Traer los festivos de un año y después Ver qué festivos hay; las fiestas locales las pones tú. Puedes filtrar el calendario por año y por centro de trabajo.

Lo de una sola persona —sus vacaciones, un permiso, una baja— no se pone aquí: se pone desde sus fichajes.

Los festivos de un centro valen para su personal. A quien no tiene centro sólo le cuentan los de toda la empresa, salvo que en su ficha elijas otro en «Si no tiene centro: festivos y calendario de». Lo tienes en Personal sin centro fijo.

Horarios y descansos

Puedes poner un horario general de la empresa, o uno propio para una persona en concreto (el propio manda sobre el general). También puedes fijar el margen para avisar de un fichaje fuera de hora, y el descanso mínimo entre jornada y jornada y en la semana; si un horario no lo respeta, el panel te avisa y te dice cuánto falta.

Vacaciones

Fijas los días de vacaciones de la empresa por defecto, y puedes darle a cada persona los suyos si son distintos. En el primer año de alguien, sus días se calculan en proporción al tiempo que lleva trabajando contigo. Si tiene fecha de baja ese año, también se calculan en proporción hasta esa fecha. Cada persona puede ver su saldo: cuántos días tiene y cuántos le quedan.

Cuando alguien pide vacaciones desde su móvil, la solicitud te aparece como pendiente y puedes aprobarla o rechazarla; para rechazar hay que escribir un motivo, que también verá la persona que la pidió. Al aprobar o apuntar vacaciones, el panel te avisa si coinciden con otras vacaciones suyas, con una baja por incapacidad temporal o con su fecha de baja. Tú también puedes apuntarle vacaciones a alguien directamente. Hay un cuadro del año para ver de un vistazo quién tiene vacaciones cuándo.

Bajas

Puedes registrar una baja (médica u otra) de una persona. Mientras dura, esa persona queda sin fecha de alta de vuelta al trabajo, y sus días de baja no cuentan como falta. Si una baja se alarga más de la cuenta, el panel te avisa. Sólo se guardan las fechas de la baja: no se guarda la causa ni el diagnóstico.

Convenio

Aquí dejas constancia de qué convenio aplicas (nombre, código y enlace al texto oficial, si los tienes; si no lo sabes, pregúntaselo a tu gestoría) y de sus límites de horas. De fábrica van los del Estatuto de los Trabajadores: 9 horas de trabajo efectivo al día, 40 a la semana de promedio y un tope de 80 horas extra al año. Las horas al año las fija casi siempre el convenio: si las dejas vacías, no se comprueban.

Con esos datos el panel te avisa: en los fichajes de cada persona, de los días y semanas que se pasan; y en el cierre de mes, de las horas que lleva en el año frente a lo que tocaría a esa fecha. Si en la ficha de la persona pones sus horas pactadas a la semana, también verás una estimación de sus horas extra.

El tope de horas extra y las horas del año se ajustan a su jornada pactada (si trabaja 20 horas de 40, la mitad) y a la parte del año en que ha estado de alta. Una semana que cruza dos meses se suma entera y se avisa en los dos.

Novedades

Aquí verás lo más importante de cada versión nueva del programa.

Todavía no hay novedades.

Si algo no va bien

En pocas palabras: hay un botón que copia un informe técnico para que nos lo mandes.

1. Ve al final del panel de administración.
2. Pulsa ¿Algo no va bien? Opciones para soporte.
3. Pulsa Copiar el informe.
4. Mándanoslo junto con lo que estabas haciendo cuando pasó.

Sugerencias o avisar de un error

Para contarnos una idea o avisarnos de algo que falla, pulsa Sugerencias, arriba, en la franja de tu empresa (o Sugerencias o avisar de un error, al final del panel). Se abre una ventana: eliges Sugerencia o Algo ha fallado, escribes y pulsas Enviar. Nos llega directamente, sin usar tu correo. La ventana trae ya el correo con el que has entrado, para contestarte: si no quieres, bórralo.

Nos llega lo que escribes, la versión del programa, el nombre de tu empresa y el identificador de tu registro. Si marcas «Añadir el informe para soporte» (va sin marcar), también el informe, que puede llevar nombres de tu personal y correos de los administradores: míralo antes con Ver qué lleva el informe. Nunca van tus fichajes. Si no se puede enviar, la ventana te ofrece mandarlo por correo.